Tips och trix för samarbeten online

Online-verktyg är något som väldigt många använder sig av dagligen, både när vi arbetar med kunder och med varandra. Att arbeta online kan faktiskt vara både effektivare och roligare jämfört med att arbeta ensam. Det kan till och med ge dig resultat snabbare.

Här nedan bjuder vi på en massa tips och trix för hur du får ut det mesta av dina online-möten, som exempelvis workshops online, Big Room eller PI Plannings. Kör hårt!

Tips på hur du får till perfekta online-möten

Att få till stånd bra online-evenemang eller möten är inte samma sak som att planera möten där man träffas och ses. Online-möten kräver mer struktur och riktlinjer. Du måste till exempel tänka på när du ska ha mikrofonen avstängd eller när du kan prata. Tänk också på att online-arbete ofta tar mer tid än att arbeta tillsammans fysiskt.

Om du håller i ett online-möte för en större grupp människor (mer än sju personer), se då till att utse en person som dokumenterar allt som ni kommer överens om, samt en person som driver (eller underlättar) för sessionen.

Förberedelser är A och O

Online-möten kräver mycket mer uppmärksamhet än när du håller ett fysiskt möte, eftersom det är svårare att ändra planerna i farten. Tänk på följande saker när du gör dina förberedelser:

Se till att du har en tydlig agenda med tillräckligt många schemalagda pauser. Dela med dig av agendan till deltagarna i förväg – detta säkerställer att mötet kommer gå smidigt och du minskar risken för att deltagarna blir oengagerade. Du bör också se till att på förhand skicka allt material som behövs, samt fungerande länkar.

För att minimera teknikstrul, se till att alla verktyg fungerar innan du börjar. Ha en plan B i åtanke – vad du ska göra om online-verktyget du planerade att använda slutar fungera. Om möjligt, använd verktyg som deltagarna är bekanta med.

Om du planerar att spela in ditt möte, se till att det är tillåtet både tekniskt och juridiskt.

1. Det finns många online-samarbetsverktyg tillgängliga. Kom igång med dessa verktyg:
   Audio / video-system: Microsoft Teams, Skype for Business, Slack call, Google Hangouts, Zoom

2. Online-kommunikation/chatt: Slack, Flowdock, Teams chat, Signal, Telegram

3. Online whiteboard-verktyg: Miro, Microsoft Whiteboard

4. Workmanagement-verktyg: JIRA, Trello

5. Rösta, genomföra undersökningar: Mentimeter, Kahoot, Slack-omröstningar
   

Att tänka på under själva mötet

Se till att alla ansluter till mötesrummet online lite innan själva mötet börjar, så att ni inte slösar tid på att vänta på att folk ska komma in. I ett online-möte är det viktigt att börja med att presentera agendan – och att sedan hålla sig till den. Något som också är viktigt är att informera deltagarna om hur man ställer frågor, kommenterar och så vidare.
Håll deltagarna aktiva genom att använda grupprum online för att organisera mindre chattar. Glöm inte att samla in resultaten från grupprummen tillsammans, så att alla får dela med sig av vad de kommit fram till. När du ställer frågor, börja med att säga namnet på den person som förväntas svara. Detta gör det lättare för folk att svara och hålla sig engagerade. Omröstning är också ett utmärkt sätt att aktivera deltagare. En god praxis är att aktivera deltagarna var 7-10:e minut.

Saker som förenklar

Ha en person som har som uppgift att "underlätta mötet” (se att allt flyter på smidigt), medan en annan person dokumenterar alla beslut som ni kommer överens om. Vid online-möten med ett stort antal deltagare kan det också vara effektivt att ha två handledare. Då är den enes uppgift att underlätta för mötet, medan den andres är att se till att hålla deltagarna aktiva och engagerade.

Efter mötet

Sist men inte minst när du håller möten online – se till att alla deltagare är medvetna om var de kan hitta mötesanteckningar eller annan redovisning i efterhand.

På Nitor hjälper vi gärna till att upprätta dina online-möten. Hör av dig till oss om du behöver hjälp på sales@nitor.com

Det här inlägget skrevs av Nitors agila team – under ett online-möte där vi använde oss av Google docs.