Keskittymisen taito – kuinka hallitset häiriöitä ja parannat tuottavuutta työssäsi?

Tietotyöläiselle on tuttua osallistua etäpalaveriin samalla, kun viestii pikaviestintäsovelluksessa ja valmistelee sähköposteja eri tiimeille. Tätä kutsutaan usein virheellisesti multitaskaamiseksi, vaikka kyse on jatkuvasta huomion kohteen vaihtamisesta. Tutkimuksen mukaan näytön ääressä työskentelevät vaihtavat tehtävää keskimäärin 47 sekunnin välein, ja huomion kohdistaminen uudelleen kestää keskimäärin 25 minuuttia.

Digitaaliset häiriötekijät, työpäivän pirstaloituminen, monitehtäväisyyden vaatimukset ja keskeytykset tekevät pitkäkestoisesta keskittymisestä entistä haastavampaa. Jatkuva tehtävien vaihtelu heikentää työn tuottavuutta ja synnyttää tunteen, ettei mikään tule kunnolla valmiiksi. Tämä lisää stressiä ja henkistä kuormitusta, mikä voi pitkällä aikavälillä johtaa uupumukseen ja työnilon menettämiseen.

Keskittyminen on taito, jota voi kehittää

Keskittyminen on haaste monille, mutta oikeilla työkaluilla sitä voi kehittää. Silta Educationin Focus Tiger -ohjelma antaa yksilöille, tiimeille ja organisaatioille käytännön keinoja rakentaa keskittymistä tukevia rutiineja. Päätimme kokeilla näitä työkaluja Nitorilla. 

Koulutuksen taustalla ovat työ- ja organisaatiopsykologi Johanna Vilmi sekä kasvatustieteilijä Veera Virintie tiimeineen. 

"Olin psykologin vastaanotollani huomannut saman kuin Veera neurotieteen opinnoissaan: meillä on valtavasti tutkittua tietoa siitä, miten tietotyötä tulisi tehdä niin, että ihmiset pysyvät tuottavina ja tehokkaina ilman, että he palavat loppuun. Tämä vaatii yksilön tapojen ja tottumusten hiomista sekä organisaation kulttuurin tarkastelua", Vilmi kertoo.

Focus Tiger -ohjelma perustuu neurotieteeseen ja käyttäytymispsykologiaan, ja sen vaikutuksia on tutkittu myös Helsingin yliopistossa. Koulutuksen nimi viittaa siihen, että metsästäjä-keräilijä-aivomme eivät ole täysin sopeutuneet nykyisen tietoyhteiskunnan ärsykkeisiin ja vaatimuksiin. Keskittymiskyvyn kehittäminen vaatii menetelmiä, jotka auttavat hallitsemaan ärsyketulvaa, vähentämään häiriötekijöitä ja parantamaan pitkäkestoista fokusta.

Kuusi viikkoa kohti parempaa keskittymistä

Keväällä 2024 käynnistimme kaikille Nitorin työntekijöille avoimen Focus Tiger -koulutuksen, johon osallistui noin viidesosa henkilöstöstä. Kuuden viikon ohjelmaan sisältyi päivittäisiä, kymmenen minuutin keskittymisharjoituksia. Näiden tavoitteena oli muuttaa arjen rutiineja tukemaan parempaa keskittymistä ja tuottavampaa työskentelyä, esimerkiksi vähentämällä häiriötekijöitä ja kirkastamalla päivittäisiä tavoitteita.

Harjoitusten lisäksi ohjelma sisälsi kolme ryhmätapaamista, joissa reflektoitiin edistymistä, jaettiin kokemuksia keskittymiskyvyn parantamisesta sekä keskusteltiin siitä, miten Nitorin työyhteisöä voitaisiin kehittää tukemaan keskittymistä entistä paremmin.

Jotkut osallistujat ottivat käyttöön uusia rutiineja, kuten meditaation ja avantouinnin, jotka tukivat säännöllistä hyvinvointia ja auttoivat mielen virkistämisessä. Näiden rutiinien tarkoituksena oli edistää palautumista ja rauhoittumista, mikä on oleellista keskittymiskyvyn parantamisessa.

"Nitorilaiset olivat todella aktiivisia ottamaan esittelemiämme uusia työkaluja käyttöön ja kokeilemaan niitä arjessa. Siinähän teorian toteutumisen salaisuus on: pitää tehdä ja toteuttaa, eikä vain jäädä uumoilemaan, että tämähän se saattaisi toimia ja pitääpä joskus kokeilla. Tämän nitorilaiset oivalsivat ja omaksuivat heti", Vilmi summaa.

Tunti lisää tuottavaa aikaa päivään

Focus Tiger -ohjelma tuotti konkreettisia tuloksia: 75% osallistujista vähensi tietoisesti multitaskaamista, yli puolet koki aikaansaamisen tunteen kehittyneen ja 67% ilmoitti saavansa jopa tunnin lisää tuottavaa työaikaa päivittäin.

Ohjelma ei lisännyt pelkästään tuottavuutta, vaan paransi myös henkistä hyvinvointia. Osallistujat oppivat keinoja keskittymisen parantamiseen ja keskeytysten vähentämiseen. Osallistujat omaksuivat myös uusia rutiineja, kuten säännöllisten taukojen pitämisen. Nämä tauot auttavat aivoja palautumaan ja virkistämään mieltä, mikä on oleellista keskittymiskyvyn ylläpitämisessä.

Keskittyminen on koko tiimin yhteinen asia

Yksi osallistujista oli Senior Enterprise Coachimme Suvi Purontaus. Suvi kertoo, että ohjelma vaikutti paitsi hänen työhönsä myös vapaa-aikaan: 

“Ohjelma antoi eväitä selkeyttämään sitä, mikä on tärkeää ja mikä ei. Töissä aloin tehdä viikoittaisia tavoitelistoja määritelläkseni, minkälaisia lyhyen kantaman tavoitteita itselleni asetan. Työn konkretisointi pilkkomalla osuudet palasiin ja esimerkiksi asettamalla päivätavoitteita auttaa käynnistämään suuret kokonaisuudet tehokkaammin. Vapaa-ajan osalta vähensin somen käyttöä paljon ja kiinnostus sosiaalisen median tarjoamaan sisältöön väheni nopeasti”, Suvi toteaa.

Suvi kertoo myös, että somesta karsimisen yllättävä lisäetu oli muiden epäedullisten taipumusten hiipuminen. Käynnit karkkilaatikolla vähenivät somesyötteen selailun vähentyessä, eli yhdestä tavasta luopuminen sai myös toisen riippuvuuden piirteitäkin sisältävän taipumuksen katoamaan. Näennäisesti pienillä asioilla voi olla merkittävästi elämänlaatua kohentavia vaikutuksia.

Tärkeä osa ohjelmaa olikin nostaa esiin se, kuinka sosiaalinen media sitouttaa ihmisen odottamaan jatkuvia, lyhytkestoisia dopamiinipiikkejä. Koulutuksessa korostettiin esimerkiksi avantouinnin, meditoinnin ja lukemisen kaltaisia pitkäkestoiseen dopamiiniannosteluun sopivia vaihtoehtoja. Tällaiset seikat ovat ratkaisevassa asemassa, kun omaa keskittymiskykyään haluaa kehittää ja vaalia.

Suvi, joka valmentaa tiimejä työssään, sai koulutuksesta konkreettisia työkaluja myös tiimien valmentamiseen. Hän tiivistää oppimansa kolmeen keskeiseen vinkkiin tiimeille:

1. Sopikaa yhteiset pelisäännöt siitä, miten tiimeissä työskennellään. On tärkeää, että tiimin jäsenet ilmaisevat itselleen luontevimmat työtavat ja että kaikkien näkemykset huomioidaan. Dokumentoikaa sovitut käytännöt.

2. Tiimeihin kannattaa määritellä päävastuuhenkilöitä, tarvittaessa vaikkapa viikkorotaatiolla. Nämä henkilöt pitävät logistiikasta huolta. Tällöin vältytään siltä, että kaikki tiimiläiset pilkkovat keskittymiskykyään esimerkiksi tarkkaillakseen tehtävälistojen muutoksia ja koko projektin etenemistä.

3. Aina ei tarvitse olla saatavilla. Pitää olla sallittua mykistää vaikkapa Slackin notifikaatiot tarvittaessa tai siirtää itsensä ja laitteensa häiriöttömään tilaan, jotta voi keskittyä käsillä oleviin tehtäviin täysin palkein.

Näiden vinkkien avulla jatkamme myös Nitorin työyhteisön kehittämistä kohti kestävämpää ja keskittyneempää työelämää. Tavoitteenamme on luoda asiantuntijoillemme ympäristö, jossa jokainen voi keskittyä olennaiseen, saavuttaa parhaan mahdollisen suorituksensa ja samalla ylläpitää tasapainoista ja palauttavaa arkea – niin töissä kuin vapaa-ajalla. Tänä syksynä käynnistämme seuraavan Focus Tiger -koulutuksen, johon on ilmoittautunut yli 40 uutta osallistujaa oppimaan keskittymiskyvyn jaloa taitoa.

Lue lisää Nitorin työkulttuurista!