Fem mönster som du bör undvika i din utvecklingsportfölj

En lean-portfölj består av en samling utvecklingsvärdeströmmar, som fokuserar på utveckling utefter valda strategiska teman. Varför värdeströmmar som bas? Svaret på den frågan är en artikel för sig, men låt oss i denna artikel nöja oss med följande – genom att organisera utveckling utifrån hur värde till kunder och användare blir till, möjliggör det fokus på att ge värde just till dem. Det skapar dessutom förutsättningar för decentraliserat beslutsfattande och styrning genom mål/riktning, snarare än detaljstyrning. 

Inom små företag har man vanligtvis en utvecklingsportfölj, medan stora företag kan ha flera. Oavsett, är det viktigt att hålla portföljen så enkel (Lean) som möjligt.

Strategiska teman (Strategic Themes) kan kallas för något annat i ett företag, som exempelvis affärsmål, must-wins eller stora satsningar. De bör förmedla företagets strategi på ett sätt som gör det möjligt för människor inom organisationen att agera utifrån dem. Att definiera dem är hårt arbete och kräver djup insikt i kundens behov, företagets styrkor och konkurrenters svagheter.

Från många års arbete med att frigöra potentialen hos utvecklingsorganisationer inom stora företag, kan vi se att det ofta finns en stor utmaning med att den strategiska riktningen är oklar eller otydlig. Organisationen kämpar för att ta sig ur grumliga vatten, utan något ljus som vägleder den. Nedan ger vi fem exempel på mönster till strategiska teman som man bör undvika – och även råd på vad man kan göra istället.

De vanligaste mönstren att undvika – och vad man kan göra istället

1. För många strategiska teman. Ett tydligt tecken på detta är om prioritering av strategiska teman är ett hett ämne. Då har du förmodligen för många.... Du ska inte behöva prioritera strategiska teman. Strategi handlar om val, och det innebär att man också bestämmer sig för vilka möjligheter man inte kommer att fullfölja..

Råd: Skala ned till de få vitala strategiska teman som driver din portfölj i en specifik riktning. Med "vitala" menas att de är teman som är fokuserade på att vinna (inte bara på att tävla), och att de använder företagets styrkor för att vinna samtidigt som de är möjliga att uppnå.

2. För generellt. Om ett strategiskt tema är för öppet för tolkning, gör det ingen skillnad när du väljer mellan flera alternativ.Återigen, strategi handlar om val.

Råd: Fokusera på att nå ett specifikt resultat. Om du vet vart du är på väg, så är du redan halvvägs.

3. En specifik lösning förklädd som ett strategiskt tema. Ibland beskriver ett strategiskt tema en teknisk lösning på en specifik utmaning. Detta antyder att man mycket tidigt beslutat om vilken lösning som ska tillämpas för att nå ett mål, och det i sin tur gör det svårt att ändra om det senare visar sig att det hade funnits ett bättre sätt att åstadkomma resultatet man egentligen var ute efter.

Råd: Ett strategiskt tema bör påverka riktningen i utvecklingsportföljen, inte ange exakt vad som ska utvecklas. Definiera istället strategiska teman som vägleder beslutsfattande inom portföljen och är öppna för alternativa lösningar. Att ha möjlighet att välja så länge som möjligt och rimligt är bra. Att bevara alternativ ökar din agilitet, det vill säga förmågan att förändra och anpassa utifrån vad som händer på marknaden och vad som inses under pågående arbete.

4. Ett strategiskt tema baserat på rättfärdigande av redan pågående arbete. Detta mönster och det föregående liknar varandra, på sättet att de båda baserar ett strategiskt tema på den redan befintliga backloggen, och därmed det förflutna snarare än riktning framåt..

Samma råd gäller här som för det föregående.

5. Strategiska teman fixeras efter de definierats. Mycket tid och arbete läggs på att definiera strategiska teman, för att sedan bara låsa dem och inte uppdatera.

Råd: Vi förbättrar vår förmåga att agera utifrån till exempel förändringar på marknaden genom att även betrakta strategiska teman som något som kan ändras. Ett strategiskt tema bör vara något du regelbundet utvärderar och omvärderar. Var redo att ändra, eller till och med ersätta strategiska teman om det behövs.

OKR:er som ett sätt att beskriva strategiska teman och koppla dem till det dagliga arbetet

OKR är en förkortning för Objectives and Key Results, och är ett verktyg för att göra riktningen tydlig när omvärlden och förutsättningar förändras. Objectives (mål) kan användas för att representera de strategiska teman som ger insikt om var portföljen behöver vara i framtiden. Key Results (nyckelresultat) är mätbara resultat som beskriver vad som måste vara sant för att nå det önskade målet. OKR:er möjliggör att alla i organisationen rör sig åt samma håll, engagerar medarbetare och möjliggör en tydlig bild av var vi står i förhållande till uppsatta mål..

Vi har också skrivit om företaget Postis resa mot Lean Portfolio Management och hur de använder sig av OKR:er – du hittar intervjun med Sari Hilldén på Posti här.