Artikkeli
17. marraskuuta 2025 · 5 min lukuaikaICT-alalla konsultteina työskentelevät saattavat työuransa aikana törmätä hyvinkin vanhoihin tietojärjestelmiin, jotka pyörittävät asiakkaiden ydintoimintoja. Vuosien saatossa järjestelmiin toteutetuista säännöistä voi tulla kuin kiveen hakattuja, ja niitä on hankala muuttaa. Kun Helsingin kaupungin kirjastot halusivat siirtyä valtakunnalliseen luokitusjärjestelmään, matkalla oli monta mielenkiintoista käännettä.
Arkkitehdin työssäni olen huomannut, että parhaat tulokset syntyvät, kun ymmärtää asiakkaan liiketoimintaprosessit ainakin yleisellä tasolla. Harvalla asiakkaalla kuitenkaan kohtaa ajassa niin pitkälle ulottuvia toimintakulttuuriin kietoutuneita tietojenkäsittelyn käytäntöjä kuin mitä kohtasin auttaessani Helsingin kaupunkia ja Helmet-kirjastoja uudistamaan kirjastotoimintaansa.
Kolmivaiheinen uudistus
Ennen kuin aloitin Helsingin kaupungin kulttuuri- ja vapaa-ajan toimialalla ratkaisuarkkitehtina minulla ei ollut kokemusta kirjastotoiminnasta asiakkuuden lisäksi. Muistin kuitenkin lapsuudestani ja omien lasteni kautta, kuinka tärkeä rooli kirjastoilla on lukemisen edistämisessä ja turvallisen tilan tarjoamisessa.
Korkealla tasolla autoin linjaamaan kirjaston ydintoimintojen päivitystä ja luomaan kolmivaiheisen suunnitelman:
Helmet-kirjastot osaksi Finna-verkkokirjastoa
Kuntien yhteinen E-kirjasto
Helmet-kirjastojen digitaalisen perustan uudistus
Keskeistä oli, että Finna-alustan ja kuntien yhteisen E-kirjaston uudistus hyödyttäisi koko Suomen kirjastotoimintaa. Kansalliskirjaston kanssa toteutimme tiekartan perusarkkitehtuurin, jossa erillisenä sovelluksena lanseerattu E-kirjasto sulautuu vähitellen Finna-alustaan.
Luokitusjärjestelmän haaste
Helmet-kirjastojen digitaalisen perustan uudistaminen osoittautui monimutkaiseksi. Jokainen Helmet-kaupunki (Helsinki, Espoo, Vantaa, Kauniainen) on liittynyt ydinjärjestelmään omista lähtökohdistaan ja toiminut suhteellisen itsenäisesti. Tästä ovat syntyneet merkittävät erot prosesseissa, resursseissa ja jopa lainsäädännön vaatimuksissa.
Yksi merkittävimmistä Helmet-kaupunkien eroista on kuitenkin kirjastojen luokitusjärjestelmä, joka näkyy asiakkaille hyllypaikkoina ja kirjojen tarroina. Helmet-kirjastoissa on käytössä kaksi järjestelmää: valtakunnallinen YKL (yleisten kirjastojen luokitusjärjestelmä) ja Helsingin oma HKLJ (Helsingin kaupunginkirjaston luokitusjärjestelmä) vuodelta 1941.
Kirjastoalalla luokitusjärjestelmä mielletään helposti pysyväksi. Helsingin käyttämä HKLJ on elänyt kortistoissa ja digitalisoitu sellaisenaan kirjastojen siirryttyä digitaaliseen aikaan. Ajan saatossa HKLJ-luokitusjärjestelmä on kuitenkin muuttunut taakaksi: sen ylläpito maksaa ja estää esimerkiksi valmiiden saatavilla olevien YKL-luokitusten hyödyntämisen.
Keskityn tässä kertomuksessa ensisijaisesti kuvaamaan, miten pääsimme lopulta maaliin luokitusjärjestelmän muutoksen kanssa.
Miljoonan niteen iso urakka
Suurin haaste HKLJ-luokitusjärjestelmästä luopumiselle oli Helsingin kaupunginkirjaston laaja kokoelma, johon kuuluu noin miljoona nidettä. Vaikka siitä tarroitettaisiinkin uudelleen vain osa, työ olisi silti huomattava.
Lisäksi luokitus liittyy kirjaston liiketoimintaprosesseihin. Muutos täytyy tehdä ennen uuden kirjastojärjestelmän hankintaa, jonka tekee kirjaston päivittäistä toimintaa hoitava linjaorganisaatio. Tästä aiheutuu siis prosessimuutos, joka pitää kattaa ainakin osin operatiivisten kulujen (opex) budjetilla. Lisäksi luokitusmuutoksen viivästyminen voisi pahimmillaan haitata kirjastojärjestelmän hankintaprojektia, joka oli varsinainen päätyöni.
Pystyin ilman Gantt-kuvaajaakin havainnollistamaan projektipäällikölle, että itse asiassa kriittisellä polulla on niinkin yllättävä asia kuin kirjojen selkämyksiin liimattava signum-tarra, jossa lukee kirjan luokitus ja kolmikirjaiminen aakkostukseen käytetty pääsana. Käytännössä kaikki logistiikkajärjestelmien muutokset saatiin mahdutettua projektin budjettiin, mutta tarrojen ja työvoiman piti mahtua linjaorganisaation budjettiin, jossa ei ollut paljon liikkumavaraa.
Tässä kohdassa vaikutti siltä, että muutos jää tekemättä, ja historian painolasti siirtyy myös hankittavaan kirjastojärjestelmään. Sitten muistin aiemmin E-kirjastosta tekemäni proof-of-conceptin. Voisiko sama onnistua tässä?
Ainoa ero oli, että ei oikein ollut mitään signum-tulostuksen järjestelmää valmiina. Toisaalta mietin, että olenhan tehnyt työurallani vaikka minkälaisia järjestelmiä, joten kyllä tällainenkin varmasti syntyisi. Pitäisi siis keksiä jokin ratkaisu, jonka käyttö ei vaatisi erikoistunutta osaamista, ja joka olisi hankittavissa tarvikebudjetista ilman tässä vaiheessa liikaa aikaa vievää kilpailutusta.
Hyvä puoli tässä olisi se, että ratkaisun tarvitsisi olla olemassa vain sen ajan, että aineisto saadaan tarroitettua, minkä jälkeen sitä ei tarvitsisi ylläpitää, eikä muodostaa jatkuvan palvelun organisaatiota. Kysyessäni sain lisätoiveen, että tarroitusta pitäisi pystyä tekemään kirjaston hyllyjen välissä.
Näin saimme muutoksen käyntiin
Tutkimme kirjastoverkon tiimin kanssa eri tarravaihtoehtoja ja paperinen rullatarra vaikutti alustavien vertailujen miltei yhtä hyvältä vaihtoehdolta kuin muovinen filmitarrakin. 30 metrin rullasta saisi lisäksi tulostamalla 90 asteen kulmassa peräti kolmetuhatta tarraa, mikä olisi merkittävästi enemmän kuin 200 kappaletta, jotka saisi samanhintaisesta kasetista.
Näin ollen saisimme laskettua tulostusmateriaalin kuluja sen verran, että sillä rahalla voisi hankkia rullatarraa tulostavat tulostimet. Tyhjistä rullatarroista ei myöskään tulisi muoviroskaa samalla tavalla kuin kaseteista.
Seuraavaksi paneuduimme työprosessiin. Optimaalisesti ainoat työvaiheet olisivat tarroitettavan aineiston RFID-tunnisteen lukeminen, minkä jälkeen tarroitusohjelman pitäisi automaattisesti valita uusi luokitus ja tulostaa aineistoon liimattavaksi uusi signum-tarra. Näin vältyttäisiin kokonaan syöttövirheiltä, eikä tarroitusta tekevien tarvitsisi ymmärtää luokitusjärjestelmästä mitään.
Mietin aluksi, että tarroitusohjelma voisi olla mobiilisovellus. Puhelinten hankinta olisi saattanut tulla kuitenkin liian kalliiksi, joten päätin korvata ne organisaatiosta jo löytyvällä materiaalilla, eli käytöstä poistuvilla Windows 10 -tietokoneilla, jotka eivät maksa mitään. RFID-lukijoihinkaan ei tarvitsisi käyttää rahaa, sillä niitäkin oli jo valmiiksi.
Lyhyen selvittelyn ja pohdinnan jälkeen olin varma, että pystyisin tekemään demon ratkaisusta, jossa voisin hyödyntää Windows-läppäriä, RFID-lukijaa ja Brother-tarratulostinta.
Pyysin kirjastosta lainaksi heillä laajimmin käytössä olevan RFID-lukijan. Tarratulostimen ostin omalla rahalla 40 euron hintaan tori.fi:stä. Säästän tarkemman kertomuksen teknisestä toteutuksesta toiseen kertaan, mutta pääpiirteissään takaisinmallinsin (engl. reverse engineer) RFID-lukijan protokollan siihen pisteeseen, että sain riittävästi tietoa sen toiminnasta, minkä jälkeen osasinkin kirjoittaa ohjelmanpätkän, joka tulosti tarratulostimella tarran aina, kun lukija havaitsi RFID-tunnisteen.
Demo vakuutti, että tarrojen tulostaminen onnistuisi helposti ja ennen kaikkea poistaisi kahden luokitusjärjestelmän tuen tarpeen hankittavasta uudesta kirjastojärjestelmästä.
Viimeinen vaihe: ripaus tekoälyä ja töitä helsinkiläisnuorille
Seuraavaksi edessä olikin uusi haaste, sillä isolle osalle aineistoa ei ollut ikinä annettu YKL-luokkaa, mikä tietysti tekisi automaattisen tarran tulostamisen hankalaksi. Onneksi olin kuitenkin ollut koneoppimisen kanssa tekemisissä sen verran, että arvelin melko varmasti osaavani tehdä uudelleenluokittelun ainakin jokseenkin hyvin kouluttamalla tarkoitukseen jonkin näppärän algoritmin.
Tähän työhön sopi Kansalliskirjaston Annif-asiasanoitustyökalu, josta pystyin pienellä vaivalla tekemään luokittelukoneen. Uudet luokitukset syntyivät Annifin avulla noin 80 prosentin tarkkuudella, ja Helsingin kaupunginkirjastossa työskentelevien Lauran ja Marjutin asiantuntemuksella ne saatiin kohdilleen 100-prosenttisesti.
Viimeistelin tarroitusratkaisun heinäkuussa 2025. Esikoiseni sai tuoksi ajaksi kesätöitä, minkä vuoksi minullakin piti olla jokin syy pysyä kaupungissa, ettei teini-ikäisen elämä kävisi ihan vallattomaksi rahojen poltellessa taskussa. Käytin lomakauden tekemällä tarroitusohjelmalle kirjastojärjestelmään integroidun kontitetun taustajärjestelmän Microsoft Azure -pilvipalveluun sekä Helsingin graafisen ilmeen mukaisen infonäytön.
Helsingin kaupungin ICT-tuki oli sillä välin hankkinut tarkoitusta varten 50 kappaletta käytöstä poistuvia tietokoneita ja tilannut tarratulostimia. Kirjastoissa oli kerätty kokoon tarvittavat RFID-lukutasot. Syyskuun lopussa niistä rakennetut tarroitusasemat lähtisivät kirjakuormien mukana kirjastojen toimipaikkoihin.
Tarroitus alkoi lokakuussa 2025. Varsinaisen tarroitustyön Helsingin kaupungille tekevät esikoiseni ikäiset, työnvälityspalvelu Treamerin kautta palkatut helsinkiläisteinit. Nuoret ovat edenneet hienosti tarroitustyössä kirjastoammattilaisten tukemana, ratkaisseet käytännön haasteet ja saaneet erinomaista palautetta työstään.
Tervetuloa todistamaan hetkeä, jolloin 2020-luvun nuoret siirtävät 1940-luvun luokitusjärjestelmän historian lehdille!
Kirjoittaja
Mikko Vihonen työskentelee Nitorilla ratkaisuarkkitehtina. Hän on työskennellyt IT-alalla vuodesta 1999. Konsulttiuransa aikana hän on hankkinut kokemusta ohjelmistokehityksestä ja -arkkitehtuurista projektijohtamiseen, johdon konsultointiin ja avainasiakkuuksien hallintaan Suomen suurimmissa organisaatioissa. Laajan kokemuksensa ansiosta Mikko pystyy auttamaan asiakkaita monella rintamalla. Hänelle työn merkityksellisyys yhdistettynä yhteiskunnalliseen vaikuttamiseen ovat tärkeimpiä ammatillisen kehityksen ajureita.
