OKR nousi avainasemaan Postin ketterässä portfolionhallinnassa

OKR, eli Objectives and Key Results, on tapa jalkauttaa halutut muutokset organisaatioon toimintaympäristön muuttuessa. Ensin määritellään muutama kriittinen tavoite halutulle aikajaksolle, esimerkiksi usein käytetylle kvartaalille. Määritellyt tavoitteet kuvaavat miltä tuleva näyttäisi ideaalitilanteessa ottaen huomioon nykyiset resurssit. Jokainen tavoite sidotaan tämän jälkeen pieneen määrään avaintuloksia (key results), jotka kertovat, onko tavoitteeseen päästy.

Ennen yhteistyötä strategia oli johdolle selkeä, mutta se ei näkynyt välttämättä tiimitasolle

Posti oli pyrkinyt ketteröittämään organisaatiotaan jo pidempään. Tarve nopeuttaa tuotekehitystä ja pystyä vastaamaan asiakkaiden muuttuviin tarpeisiin nopeammin oli suuri. Ketterää toimintamallia ei oltu kuitenkaan saatu istutettua organisaation kaikille tasoille ja toimintatavat vaihtelivat Postin sisällä hyvin paljon. Osalla tiimeistä oli ketteriä käytäntöjä käytössä, mutta keskitettyä ohjeistusta yhteiseen työskentelytapaan ei ollut. Tarvittiin tiimi- ja tuotetason lisäksi ylempi portfoliotason ohjaus, jotta koko organisaatioon saataisiin näkyvyys ja ymmärrys sille, miksi valittuja asioita tehdään. 

Tiimeillä saattoi olla hyvin vaikea nähdä, minkä takia tiettyjä asioita tehdään ja minkä takia joitain asioita jätetään tekemättä.

- Sari Hildén, Posti

Vanhassa toimintamallissa tiimeillä oli myös paljon valtaa katsoa oman näkemyksensä mukaan mikä on heidän mielestä tärkeää, mutta se ei välttämättä palvellut Postin yhteistä strategiaa. Kommunikointi strategiasta tiimeille oli hidasta – käytöstä puuttui yhteinen kanava, jonka avulla voisi selvittää mitä kultakin odotetaan ja miksi. Tiimeillä ei myöskään ollut paikkaa kertoa mitä tiimitasolla oltiin tehty. 

Ketterä portfolionhallinta lähti toden teolla jalkautumaan OKR:n käyttöönoton myötä loppuvuodesta 2021. Aiemmin Postilla oltiin tehty paljon eri materiaaleja ja valmisteluja ketterästä toimintatavasta, mutta niihin ei oltu systemaattisesti tartuttu. Ylimmän johdon mandaatti uuden työkalun käyttöönottoon lähti kuitenkin sitouttamaan henkilöstöä ketterään toimintatapaan ja kaikki liiketoimintayksiköt sekä liiketoiminnan tukitoiminnot ottivatkin OKR:n käyttöön vuoden 2022 alusta. Tämä osoittautui kriittiseksi avaimeksi, jonka avulla Postin strategia astui mukaan tiimien jokapäiväiseen toimintaan. 

OKR tehokkaasti käyttöön yhteisen isohuonesuunnittelun kautta

Postin ICT:llä oli ollut käytössään isohuonesuunnittelu (Big Room Planning) sekä säännölliset demot tehdyn työn esittelemiseen jo vuoden 2021 helmikuusta lähtien. Koska tätä oltiin harjoiteltu jo vuoden verran, saatiin uusi työkalu heti käyttöön isohuonesuunnittelun kautta. 

Isohuonesuunnittelun alussa liiketoiminnan edustajat kertovat yhteisesti mitä halutaan tulevalta kvartaalilta. Tämä muodostaa tavoitteet (Objectives) tulevalle kolmelle kuukaudelle. Sen jälkeen tiimit suunnittelevat yhdessä tavoitteisiin liitetyt avaintulokset (Key Results). Avaintulokset määrittävät päivittäisen tekemisen, jotta tavoitteisiin päästään. Avaintulosten toteutumista puolestaan seurataan leading indicator -mittareilla, joiden kautta nähdään, että todella saavutetaan haluttuja tavoitteita. Ja mikäli niitä ei saavuteta, saadaan näkyvyys siihen, mitä muutoksia on tehtävä. 

Yhdessä päätetyt avaintulokset muodostavat tiimien työjonon (backlog), joka on näkyvillä koko organisaatiolle yhteisten työkalujen (Nektion ja Jira) kautta. 

OKR:n käyttö toi kyvyn tehdä muutoksia nopeallakin syklillä

Ketterä portfolionhallinta sekä yhteiset toimintatavat ovat tuoneet Postin strategisen suunnan näkyväksi jokaiselle tekijälle.  Kun tavoitteet ovat sidottuja strategiaan, on tiimien helppo tietää mitä strategista teemaa viedään eteenpäin omassa päivittäisessä tekemisessä. 

Myös tiimitason näkyvyys johdon suuntaan lisääntyi uuden työkalun myötä valtavasti. Kuukausittaiset demot osoittavat konkreettisesti työn edistymisen avaintulosten saavuttamiseen sidottujen tekemisten esittelyn kautta. Näin johto saa varmuuden, että halutut asiat etenevät sovitussa aikataulussa. 

Muutoksen myötä jokaiselle on kirkastunut kuva siitä, miten oma työ vaikuttaa kokonaisuuteen. Näkyvyys puolestaan pakottaa pysymään sovitussa aikataulussa, joka nostaa työhön sitoutuneisuutta. Postin mittaama employee engagement -luku on parantunut ICT-toiminnossa jo alle kolmessa kuukaudessa tavoitellut kaksi prosenttia ollen nyt huimat 75 prosenttia. Hildénin mukaan hienointa on kuitenkin se, että Postilla on nyt prosessi nopeaan tiedon jakamiseen koko organisaatiolle tilanteissa, joissa strateginen alue syystä tai toisesta muuttuu. 

OKR toimii mekanismina, jonka avulla muutoksia kyetään tekemään nopeallakin syklillä. Jos suuntaa pitää kääntää, se on mahdollista tehdä nopeasti.

- Sari HildéN