Voittoa tavoittelematon Seure välittää työvoimaa omistaja-asiakkailleen, joihin kuuluu muun muassa Helsingin, Espoon, Vantaan ja Kauniaisten kaupungit sekä HUS. Vuonna 2019 Seurella oli peräti 15 700 aktiivista työntekijää ja sen kautta tehtiin yli 5 miljoonaa työtuntia.
Seuren ja Nitorin yhteistyö on hyvä esimerkki siitä, miten ketteryys ja struktuuri yhdessä luovat valtavan hyvän pohjan nopealle ja strategian mukaiselle kehittämiselle. Tietoinen panostaminen yhteisen toimintamallin luomiseen, avoimeen dialogiin, tiimien väliseen yhteistyöhön sekä jatkuvaan oppimiseen on vahvistanut organisaatiota kykyä kehittää liiketoimintaan tuloksellisesti läpi haastavan pandemia-ajan. Tämän seurauksena on kyetty tehokkaaseen toimintaan ja nopeaan reagointiin läpi poikkeusajan ja siitä seuranneiden prioriteettimuutosten.
Yhteistyön päämäärä
Seure lähti luomaan organisaatioonsa yhteistä toimintamallia, joka veisi liiketoimintaa parhaiten eteenpäin dynaamisessa ja liikkuvassa toimintaympäristössä. Tarkoituksena oli luoda ympäristö, jossa tulevaisuuden suunnittelu ja struktuuri ovat läsnä. Samalla avoimuus, jatkuva dialogi ja oppiminen, sekä muutosten hyväksyminen määrittävät jokapäiväistä tekemistä.
Työn vaiheisiin haettiin näkyvyyttä priorisoinnin helpottamiseksi. Näin myös mahdolliset työn pullonkaulat saataisiin purettua ennen kuin ne pysäyttävät työn etenemisen. Lisäksi Seure halusi vahvistaa työympäristöä, joka tukee kehitystoimintaan osallistuvien hyvinvointia ja ennaltaehkäisee kuormittumista.
Lähtötilanne
Seuren tarve tuottaa asiakasarvoa nopeasti oli johtanut ääriketterään toimintamalliin, missä tulevaisuuden suunnittelulle ei ollut jäänyt aikaa. Tässä tilanteessa usein tunnolliset työntekijät kuormittuvat eikä töiden priorisointia käytännössä tapahdu laisinkaan.
Konkreettinen muutos
Uusi toimintamalli tuotiin organisaatioon samalla, kun Seure oli ottamassa käyttöön uutta työkalua toimintansa tueksi. Samalla haluttiin tuoda toimintaan rakennetta ja läpinäkyvyyttä, mutta mahdollistaa myös tulevaisuuden suunnittelua ja selkeyttää rooleja organisaation sisällä. Muutosprosessin tueksi tuotiin myös tekniselle puolelle uusia työkaluja, joiden tarkoituksena olisi tukea uutta tapaa toimia. Henkilöstö koulutettiin sovellusten käyttöön.
Liikkeelle lähdettiin kolmen tiimin yhteisen suunnitteluprosessin voimin. Jo ensimmäisessä suunnittelupäivässä löydettiinkin paljon piilossa olleita asioita, joihin haluttiin tarttua. Yhteisen suunnittelun tuoman läpinäkyvyyden ansiosta oli mahdollista tunnistaa monia työn pullonkauloja ajoissa. Samalla saatiin näkyviin myös työkuorman tilanne sekä ylitöinä hoidettujen tehtävien määrä. Hyvänä esimerkkinä tästä on alihankkijan moninkertaisesti lisääntynyt ymmärrys asiakastarpeesta yhteisen suunnittelun tuloksena.
Säännölliset demot tehdystä työstä mahdollistavat myös nopeiden korjaustoimenpiteiden tekemisen. Näiden onnistumisen takaa yrityksen yhteinen tahtotila jatkuvaan oppimiseen ja parantamiseen.
Muutoshankkeen myötä Seuren liiketoiminnan rooli oman alansa asiantuntijanakontekstin asiantuntijana korostui entisestään ja päivittäinen keskusteluyhteys eri osapuolten kanssa saatiin auki. Näin palaute päivittäisestä tekemisestä pääsi virtaamaan vapaasti eri työntekijöiden välillä, jolloin jatkuvaa parantamista tapahtuu päivittäisen tekemisen lomassa.
Onnistumisen avaimet
Haastavasta pandemia-ajasta ja sen tuomasta etätyöstä huolimatta Seuren muutos on ollut erittäin onnistunut ja se on laajentunut koko organisaatioon. Tähän ovat vaikuttaneet muun muassa seuraavat tekijät:
Selkeä kuva siitä, mitä haluttiin saavuttaa
Kaikkien osallisten henkilöiden kattava kouluttaminen
Säännölliset demot, joissa löydetään parannettavia asioita
Jokaisen tiimin vastuuhenkilö (Product Owner) huolehti aktiivisesti, että asiat etenevät
Product Ownerit tapaavat säännöllisesti myös keskenään
Kulttuuri, missä kaikkia kuunnellaan
Avoin asenne ja vahva halu muutokseen
Avoin ja toimiva kommunikaatio läpi organisaation
Muutoksen hyödyt Seurelle
Muutosprosessin myötä entistä voimaantuneempi organisaatio, jolla on sekä kyky suunnitella tulevaa että elää vahvasti nykyhetkessä reagoiden nopeasti toimintaympäristön muutoksiin
Yhteinen toimintamalli ja rakenne lisäsi selkeyttä ja poisti kiireen tuntua työnteosta
Ad hoc -tyyppinen työ väheni läpinäkyvyyden ja suunnitelmallisuuden ansiosta
Avoimuuden kasvaminen koko yrityksessä ja siitä seurannut vahvistunut yhteisöllisyyden tuntu
Entisestään parantunut yhteishenki ja yhteen hiileen puhaltaminen
