Kela karisti raskaat prosessit ja työtavat ketterien menetelmien avulla

Lyhyesti

Asiakas

Kela

Haaste Raskaat prosessit ja heikko näkyvyys projektien välillä teki työstä kankeaa ja ketteröityvään ympäristöön huonosti istuvaa.

Tulokset Kela onnistui ketteröittämään työtään ja palastelemaan hankkeita uudella tavalla, jolloin läpinäkyvyys kasvoi. Helpottunut priorisointi toi selkeyttä tekemiseen.

Hyödyt Muutokset sujuvat nyt uuden sisäisen mallin avulla vaivattomammin. Työn priorisointi auttaa keskittymään oleelliseen ja hankkeiden välinen läpinäkyvyys toi kokonaiskuvaan selkeyttä.

Kela totesi olemassa olevat työtavat raskaiksi ja hankaliksi, sillä näkyvyys hankkeiden välillä oli heikkoa ja muutokset edellyttivät pitkiä prosesseja toteutuakseen. Ratkaisuksi käynnistettiin erinomaisesti onnistunut pilottihanke, jonka tarkoituksena olisi ketteröittää koko organisaatiota ja tuoda siten läpinäkyvyyttä ja selkeyttä työhön.

Kansaneläkelaitos eli Kela on valtion laitos, joka hoitaa Suomessa asuvien perusturvaa elämän eri vaiheissa. Kela palvelee kaikkia sosiaaliturvan piiriin kuuluvia henkilöitä työllistäen yli 7 500 alansa ammattilaista. Suuren organisaation toiminnan ketteröittäminen voi lähteä liikkeelle pala palalta, ilman paineita siitä, että kaiken täytyy muuttua heti.

Kelalle lähdettiin istuttamaan siemen ketterästä tavasta toimia kouluttamalla henkilöstöä, järjestämällä työpajoja, ja tekemällä konsepteja tutuiksi. Käytännönläheinen yhteistyö poiki selkeitä hyötyjä arjen tekemiseen: Läpinäkyvyys lisääntyi, työn priorisointi helpottui ja resursseja saatiin vapautettua töistä, jotka eivät olleet etusijalla.

Kuvat: Kela

Baby browsing a book from Kela maternity package

Pilottihanke toi Kelalle lukuisia hyötyjä, jotka ketteröittävät työtä

Kela onnistui saavuttamaan lukuisia hyötyjä pilottihankkeen avulla yhdessä Nitorin kanssa. Työn pilkkominen arvon näkökulmasta käsin lisäsi läpinäkyvyyttä ja helpotti priorisointia, joka puolestaan ruokki ajattelutavan muutosta. Kelalla huomattiin, että ihan kaikkea ei tarvitsekaan tehdä, vaan kannattavampaa on tunnistaa ne asiat, jotka voi jättää tekemättä ja keskittyä vain tärkeimpään.

Yksittäiset tekijät löysivät uusia tapoja edistää asioita organisaation sisällä, jolloin muutos lähti leviämään kokonaisvaltaisesti. Lisäksi yhteisten tiimipäivien tuottamat oivallukset saatiin siirtymään ketterämmin käytäntöön.

Reilussa puolessa vuodessa Kelassa luotiin yhteisvoimin maaperä täysin uudenlaiselle tavalle toimia. Samalla lähdettiin konkreettisesti muuttamaan muutamia oleellisia asioita, jotta saataisiin selkeä käsitys siitä, miksi ketteröittämistä tehdään. Yhteistyön jälkeen Kelan omista työntekijöistä koostetun Luotsitiimin on mahdollista viedä muutosta organisaatiossa eteenpäin omin voimin, jolloin muutos etenee täysin asiakkaan omaan tahtiin.

Man in work clothes leaning to a stairwell

Pitkistä prosesseista kohti ketterää, läpinäkyvämpää työtapaa

Toimintaympäristön muuttuessa ketterämpään suuntaan, oli tullut näkyväksi, että olemassa olevat tavat toimia eivät enää palvele parhaalla mahdollisella tavalla. Muutosten teko tuntui raskaalta, ja näkyvyys eri hankkeiden etenemisestä oli vähäistä. Ennen kaikkea työn palkitsevuus tekijöille tuli viiveellä, sillä prosessit kestivät pitkään ennen kuin positiivisia muutoksia nähtiin käytännössä.

Kela päätti lähteä tutustuttamaan organisaatiotaan ketteriin käytäntöihin pilottihankkeiden kautta. Yhteistyön tarkoituksena oli opastaa tiimejä ketterän toimintatavan konsepteihin, pilkkoa työtä helpommin hallittavaksi, lisätä läpinäkyvyyttä työn etenemisestä, sekä valmentaa Kelan omia vastuuhenkilöitä viemään muutosta arkipäivän tekemiseen.

Konkreettisella muutoksella kohti tuloksia

Nitor lähti valmentamaan Kelan valitsemia pilottitiimejä, tarkoituksenaan istuttaa siemen kokonaisvaltaisemmalle muutokselle, sekä tehdä ketterien käytäntöjen konsepteja tutuiksi. Hankkeessa oli oleellista tukea asiakasta muodostamaan selkeä kuva siitä, miten asioita halutaan jatkossa kehittää.

Iso konkreettinen muutos kohdistui tapaan pilkkoa työtä. Hankkeita lähdettiin palastelemaan arvon näkökulmasta käsin, jolloin saatiin näkyvyyttä työn etenemiselle. Tämä oli palkitsevaa myös tekijöille, sillä tuloksia nähtiin nopeammin. Lisäksi näkyvyys helpotti eri töiden priorisointia.

Tiimejä valmennettiin ketteriin työtapoihin muun muassa työpajojen muodossa. Näin asioita opittiin tekemisen kautta ja uudet tavat tehdä asioita saatiin siirrettyä käytäntöön. Kelaan luotiin myös omien työntekijöiden muodostama Luotsitiimi, jonka toimintaa tuettiin. Lisäksi olemassa olevia tiimirakenteita lähdettiin kehittämään, jotta tunnistettaisiin riippuvuuksia eri tiimien välillä ja saataisiin näin työn pullonkauloja minimoitua.

Kelaa konsultoitiin myös työkaluista, jotka edistäisivät työjonojen näkyvyyttä. Samalla luotiin koulutusmateriaalia sisäiseen käyttöön.

Rakenna kestävää digitaalista kehitystä yrityksen kaikilla alueilla

Näe vaihtoehdot, mukaudu ja tartu tilaisuuksiin. Tee kanssamme kestävää digitaalista kehitystä.