Näin suunniteltiin uusi Nitor HQ

Nitor on perustettu sillä periaatteella, että sekä asiakkaistamme että asiantuntijoistamme pidetään hyvää huolta. Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että Nitor pyrkii poistamaan esteet asiantuntijatyöltä, jotta he voivat keskittyä varsinaiseen työhönsä. Yksi osa tätä ja yhteisöllisyyden rakentamista ovat luonnollisesti toimitilat.

Alussa oli haaveet, moodboard ja toimitilatiimi

Toimitilaprojektimme alkoi vuoden 2016 aikana, mutta jo tätä aiemmin olimme keskustelleet ja heitelleet ilmaan hajanaisia haaveita. Kun sitten projektimme varsinaisesti alkoi, konkreettisia kriteereitä oli verrattain vähän mutta ne olivat sitäkin haastavampia:

• Keskeinen sijainti: 500 metriä Rautatientorista tai Kampin keskuksesta. Tämä siitä syystä, että moni henkilöstöstämme työskentelee suurimman osan ajasta asiakkaiden tiloissa. Oli tärkeää luoda meille oma paikka, johon helppo tulla ja jossa voi viettää työ- ja vapaa-aikaa meidän tavallamme.

• Koko henkilöstö yhdessä tilassa: Tämä toteutui kyllä, mutta hieman eri tavalla kuin olimme alunperin ajatelleet. Jakaudumme yhteisissä tilaisuuksissa useisiin tiloihin mutta olemme ottaneet av-ratkaisut avuksi. Hyvin toimii!

• Sauna: Ei ole ihan helppo vaatimus edes rahalla, sillä välikerroksiin on talotekniikasta johtuen todella haastavaa tehdä saunatilat, jos saunan rakenteita ei ole valmiina. Lisäksi saunoja on purettu jo monesta tilasta, eikä niitä haluta ymmärrettävästi rakentaa uudestaan.

• Omat koulutustilat: Nitorilla on lähes viikoittaista koulutustoimintaa, johon tarvitsemme toimivat koulutustilat yhdistettynä luontevasti tarjoilutiloihin ja muihin vieraille avoimiin tiloihin.

• Terassi: Aika pian kriteereihin lisättiin myös terassi, kun muutamassa katsastamassamme kohteessa sellainen oli. Raitis ilma työpäivän lomassa tai saunoessa tuntui houkuttelevalta ajatukselta.

Helsingin keskustahan on kuin reikäjuustoa, eli täällä on todella paljon tyhjää toimitilaa tarjolla. Silti meillä meni melkein vuosi löytää sopiva tila, jossa kaikki kriteerimme täyttyivät.

Etsinnän ollessa käynnissä perustimme vapaaehtoisten toimitilatiimin tekemään tarkempaa kartoitustyötä. Kävimme läpi ilmaan heiteltyjä toiveita ja ajatuksia siitä, millainen nitorilaisten tilan tulisi olla, ja millaisia toimintoja sen tulisi pitää sisällään.

Organisoiduimme kulttuurimme mukaisesti weeklyihin, eli viikottaisiin tilannekatsauksiin ja suunnittelusessioihin. Myöhemmin kun mukaan tulivat urakoitsija ja suunnittelutoimisto, pidimme viikkopalaverit myös heidän kanssaan. Kaiken kaikkiaan toimitilatiimi oli keskiössä, ja jokainen päätös käytiin läpi tiimin kanssa. Emme luovuttaneet projektin hallintaa ulkopuolisille, koska oli ensiarvoisen tärkeää saada tiloista juuri meidän näköisemme ja mukaan kaiken tarvitsemamme. Suunnittelutoimistot osaavat tehdä näyttävää jälkeä, mutta eivät tiedä miten juuri me toimimme.

Toimitilatiimissä vastasimme myös tiedottamisesta, ja olikin tärkeää pitää kaikki ajan tasalla projektin etenemisestä ja ottaa mukaan valintojen tekemiseen.

Halusimme tietää mitä nitorilaiset haluavat ja tarvitsevat, jotta työtilat tukisivat nimenomaan heidän työtään. Ja koska olemme digitaalinen insinööritoimisto, halusimme dataa, emme vain mutua.

Kaikkea ei luonnollisesti yleensä voi saada, joten tiimi teki myös paljon priorisointia. Tässä kohtaa halusimme olla tarkkoja, ettei lähdetä edistämään kenenkään omia agendoja valintojen suhteen, vaan mentiin yhteinen etu edellä. Paljon oli esimerkiksi keskustelua, miten työpisteet tulisi järjestää: omat huoneet vai avotila? Jokaisella on tietysti omat mieltymyksensä.

Siispä toteutimme toimitilakyselyn, jossa kartoitimme esimerkiksi tilojen käyttöasteita, neukkareiden toivottavaa varustelutasoa, työpisteiden malleja ja vapaa-ajan viettotapoja. Käyttöasteen hahmottaminen ei ollut kovin suoraviivaista siksi, että suurin osa 140 työntekijästämme viettää työpäivänsä muualla kuin toimistolla. Toisaalta tulee myös paljon käyttöpiikkejä, kun nitorilaiset kokoontuvat toimistolle yhteisiin tilaisuuksiin ja tekemään sisäistä kehitystyötä. Vain pieni osa henkilöstöstä työskentelee toimistoltamme käsin päivittäin.

Saimme kyselystä hyvän pohjan tarvittavan koon ja tilatyyppien arviointiin sekä paljon hyviä ideoita. Ja ennen kaikkea ymmärrystä siitä, mikä on tärkeintä juuri Nitorilaisille. Ylläpidimme checklistaa vaatimuksista ja tilojen koosta, sekä sovittelimme toimintoja löytämiimme tiloihin.

Teimme myös mielikuvaharjoitteita ja vuorasimme työtilamme seinät kanban-taulun lisäksi moodboardilla. Niiden avulla hahmottelimme erilaisia tunnelmia ja etenkin tilojen flowta ja suhteita.

Communication, concentration, collaboration, chilling out -malli kuvaa hyvin sitä, mihin pyrimme vaistomaisesti alusta asti. Törmäsimme tähän malliin alan julkaisuja selatessamme ja ideoita etsiessämme. Jotenkin puolihuolimattomasti kirjoitimme sanat ylös ja aloimme rakentaa ympärille moodboardia. Tämä osoittautui erinomaiseksi johtotähdeksi suunnittelussa ja raamien hahmottamisessa.

Lopputulos: muunneltavat tilat, jotka tukevat sekä yksilöä että yhteisöä

Organisaatiomme on itseohjautuva ja monimuotoinen. Siksi haluamme tarjota tilat, joista löytyy vaihtoehtoja ja jotka tukevat ketterää työtapaa. On siis löydyttävä monimuotoisesti ainakin avotyötilaa, kubiikkeleita, hiljaista tilaa, tiimitilaa, ryhmätyötilaa, neuvotteluhuoneita.

Tilojen tavoitteena on siis tukea erilaisia yksilöitä ja tiimejä erilaisissa tilanteissa.

Edes sama henkilö ei aina halua työskennellä jollain tietyllä tavalla. Haluamme tarjota valinnanvapautta ja toisaalta fasilitoida erilaisia tarpeita. Meille mahdollisuus visualisoida työ seinälle on tärkeää. Tarvitaan myös avaraa ja hengittävää tilaa, jossa ajatus voi lentää yksin tai yhdessä. Ja myös sitä omaa rauhaa, joka on keskittymistä vaativassa asiantuntijatyössämme tärkeää.

Vaikka 999 neliötä kuulostaa paljolta reilulle sadalle hengelle, pitää tilojen silti olla muunneltavia. Meillä on näet erilaisia toimintoja keskivertokonttoria enemmän, esimerkiksi koulutuksia, tapahtumia henkilöstölle ja sidosryhmille sekä monenlaista vapaa-ajan viettoa. Tarjoilupöytä muuttuu biljardipöydäksi, luokkahuone joogasaliksi ja neuvotteluhuone ryhmätyötilaksi.

Yhteisöllisyyden tukeminen on ollut alusta asti yksi tärkeimmistä motiiveista toimitilaprojektimme taustalla. Halusimme luoda kohtaamispaikkoja ja tehdä yhteistyön ja yhteisen vapaa-ajan vieton mahdollisimman helpoksi ja luontevaksi. Nitorin toimitilat ovat aina olleet työntekijöiden vapaasti käytettävissä myös vapaa-ajalla. Toimistolla pidetään esimerkiksi syntymäpäiväjuhlia, valmistujaisia, peli-iltoja tai vietetään muuten vaan aikaa yhdessä. Uusien tilojen myötä repertuaariin on lisätty myös huippusuositut sauna ja terassi.

Myös Nitorin brändi näkyy vahvasti tiloissamme. Sillä ei ole tarkoitus mahtailla, vaan nimenomaan luoda me-henkeä. Sitä, että olemme digitaalisia insinöörejä, ja että meillä on aina kotipesä, jonne pääsee turvaan maailman tuulista. Tiloista tuli aktiivisen osallistumisen myötä meidän näköisemme, ja niissä on pitkälti toteutunut se, mikä on tärkeää juuri nitorilaisille. Aika moni nitorilainen ja vieraskin kommentoi, että tämä on vähän kuin tulisi jonkun kotiin. Se tuntuu tosi hyvältä.

Nyt voimme jo sanoa, että olemme onnistuneet toimitilaprojektissamme. Kuten muussakin toiminnassamme, osallistaminen on yksi keskeisimmistä onnistumisen edellytyksistä. Koko tätä hommaa pyöritetään yhdessä, eikä ole järkeä jättää älykkäiden ja osaavien ihmisten koko kapasiteettia käyttämättä. Kaikilla on jotain annettavaa, osallistetaan siis.

Kaiken takana toimitilatiimi ja yhdessä tekeminen

Ilman toimitilatiimiämme olisimme varmasti saaneet kauniit tilat, mutta jääneet ehkä vaille sitä ymmärrystä, mikä saa tilat toimimaan hyvin juuri meille. Teimme todella kattavan selvitystyön ja kuuntelimme aidosti kaikkien nitorilaisten toiveita ja tarpeita sekä työnteon että yhteisöllisyyden tukemisen suhteen. Meillä oli myös pitkä ja hyvä yhteistyö suunnittelutoimistomme, vuokranantajamme ja urakoitsijan kanssa. Yhteistyö oli joustavaa ja tiivistä. Suuri kiitos siitä heille.

Lopuksi haluamme esitellä teille Adan. Ada Lovelace oli 1800-luvun alkupuoliskolla elänyt matemaatikko. Häntä pidetään ensimmäisenä tietokoneohjelmoijana, sillä hän kehitti ensimmäisen dokumentoidun tietokonealgoritmin. Ada oli myös runoilija Lordi Byronin tytär ja ihailija, ja pyrki tieteentekijänä ”runouden tasolle”. Kunnianosoituksena Adalle ja inspiraationa nitorilaisille seinällemme päätyi Adan lausahdus: I shall, in due time, be a poet.

Nitorin päämajan kotikorttelin historiaan voit tutustua toimitilasarjamme aikaisemmassa osassa.