Sekoilun syövereissä – miksi tuottavuutemme ei ole noussut 16 vuoteen?

Suomessa työn tuottavuus ei ole noussut viimeiseen 16 vuoteen. Sitä edeltäneen sadan vuoden aikana työn tuottavuus kasvoi peräti 14-kertaisesti, eli jotakin omituista on tapahtunut viime vuosien aikana.

“Työn tuottavuuden historia on erottamaton osa ihmiskunnan taloudellista ja teknologista kehitystä. Tänä päivänä yhden työpäivän aikana arvoa tuotetaan enemmän kuin kolmessa kuukaudessa 1800-luvun alkupuolella”, Nitorin yritysvalmentaja Otto Halonen kertoo.

Työn tuottavuus tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, kuinka paljon arvoa syntyy jokaista tehtyä työtuntia kohden. Tuottavuus paranee, kun saamme enemmän aikaan vähemmällä. Työn tuottavuus ei siis kasva tekemällä enemmän töitä, vaan tekemällä sitä älykkäämmin – ja vähentämällä vääriä tai turhia asioita.

Vuonna 2008 lääkäri saneli potilaskirjoitukset nauhurille, ja sihteeri kirjoitti ne puhtaaksi. Vartijat kuljettivat käteistä rahaa kaupasta pankkiin ja takaisin. Kuljetusreittien optimointi tehtiin ilman ohjelmistoja, ihmisvoimin. Aikaa kului merkittävästi enemmän matalan tuottavuuden töihin, joita meidän ei enää tarvitse tehdä. Kuinka on siis mahdollista, ettei tuottavuus Suomessa ole juuri kasvanut?

Einon limonadilla tuottavuus jäi sekoilun jalkoihin

Einolla on kokemusta siitä, miten lupaavasti alkanut kasvutarina kapsahtaa tuottavuusansaan, jossa sekoilu valtaa alaa ja hävittää liiketoiminnan tarkoituksen.

Yritteliäänä nuorena Eino viettää kesän itsetehtyä limonadia kotitalonsa edessä myyden. Bisnes toimii hyvin, ja seuraavana kesänä Einon reseptillä valmistettua limonadia myydään luokkakavereiden kioskeissa pitkin naapurustoa. Elämä on yksinkertaista. Einon yritys keskittyy siihen, mikä on olennaista – janon sammuttamiseen.

Liiketoiminnan kasvaessa Einon yritykseen alkaa pian kohdistua erilaisia vaatimuksia. Eino huomaa viettävänsä turhan paljon aikaa Excel-taulukoiden ja erilaisten verkkoportaalien parissa. Hän päättää avata pienen tuotantolaitoksen ja palkata muutaman työntekijän.

Lopulta Einon yrityksen tiedon määrä kasvaa niin suureksi, että taulukot on korvattava toiminnanohjausjärjestelmällä – omansa tarvitaan myös asiakkuuksien, henkilöstön ja projektien hallintaan. Niiden pyörittäminen edellyttää lisää rekrytointeja. 

Muutaman vuoden päästä Einon limonadi on saatavilla sadassa eri sijainnissa, ja yritys pyörittää koneistoaan täysillä: liiketoimintayksiköiden johtajat kilpailevat budjetista, markkinointi tuottaa somekampanjoita ja IT integroi tekoälyä. Projektitoimisto (PMO) jakaa viiden ihmisen aikaa seitsemänkymmenen hankkeen kesken. Kaikilla on informaatioähky ja aina hirveä kiire. 

Työtä tehdään siiloissa oman yksikön tavoitteita edistäen ja kokonaiskuvan unohtaen. Tuotantolinjan uudelleenjärjestely voisi tuoda merkittävää etua, mutta aika kuluu toiminnanohjausjärjestelmän vaatimusmäärittelyn parissa. Uusien myyntikanavien kehittäminen jää projektinhallintajärjestelmän kilpailutuksen pisteytysmallin hiomisen jalkoihin. 

Kukaan ei pysähdy ajattelemaan, mikä olikaan Einon limonadin olemassaolon tarkoitus. Yksinkertainen missio, janon sammuttaminen, on hukkunut monimutkaisuuden alle ja sekoilu päässyt syömään tuottavuuden. Bisnes pyörii ilman kasvupotentiaaliakin – mutta kuinka pitkään?

Kasvanut monimutkaisuus vie sekoilun tielle

Mitä Einon limonadille oikein tapahtui? Lupaava bisnes kompastui omiin jalkoihinsa, sillä teknologinen kehitys on monimutkaistanut maailmaa ennennäkemättömällä tavalla. Kovaa vauhtia edennyt kehitys on johtanut aiempaa monimutkaisempiin ratkaisuihin työssä, arjessa ja yhteiskunnassa. Kun monimutkaisuus kertaantuu, alkaa sekoilu.

“Sekoilu on sitä, kun aikaa menee johonkin ihan muuhun kuin mission toteuttamiseen. Yritys voi pärjätä, jos kilpailijatkin sekoilevat, mutta tuottavuuden ja kasvun potentiaali jää helposti hyödyntämättä. Jos yritys ei käytä tätä potentiaalia, ennen pitkää joku muu sen tekee ja ajaa yrityksen ulos markkinoilta”, Halonen kertoo.

Kehityksen myötä IT-ratkaisujen määrä on kasvanut pienissäkin pajoissa huomattavasti. Ne tuovat mukanaan vaatimuksia, tiedon pirstaloitumista ja tarpeen jatkuvalle kehitystyölle. Monimutkaisuuskerros on siis aiempaa suurempi, halusimme tai emme.

Monimutkaisuus itsessään ei ole ongelma, vaan se, että olemme hukkuneet sen alle. 

Näennäisesti rajattomien vaihtoehtojen, työkalujen ja kiireen ristitulessa on vaikea tunnistaa, mitä meidän oikeastaan pitäisi tehdä – tai mitkä ovat ne oikeat kysymykset, joihin etsiä vastausta. Jos limonadifirman johtoryhmässä keskustellaan lähinnä toiminnanohjausjärjestelmän uudistamishankkeesta limonadin valmistamisen sijaan, on suunta luultavasti väärä.

“Tässä on hyvä paikka pohtia, onko kuvitteellisen Einon limonadin organisaatiorakenne optimoitu keksimään uusia tapoja sammuttaa ihmisten jano ja tuottaa siihen ratkaisuja tehokkaasti,” hän huomauttaa.

Tuhannen taalan kysymys onkin, kuinka tilanteessa päästään eteenpäin. Työn tuottavuutta voidaan parantaa kahdesta suunnasta: tekemällä parempia tuotteita tai kehittämällä ja tuottamalla tuotteet tehokkaammin. Organisaation tulisi toimia koneistona, joka pitää katseen yhteisessä pallossa – janon sammuttamisessa.

Jotta voimme tehdä vähemmän saadaksemme enemmän, tarvitsemme kollektiivista älyä. Kykyä oppia uutta ja soveltaa sitä ketterästi, ratkaista ongelmia ja toimia joustavasti.

“Työn tuottavuus ei nouse tekemällä enemmän, lisäämällä monimutkaisuutta tai tekemällä hienoja temppuja. Työn tuottavuus nousee kollektiivisella älyllä sekä kytkemällä kaikki tekeminen ja päätöksenteko siihen, miksi olemme olemassa”, Halonen päättää.

Einon koko tarinan löydät Otto Halosen LinkedIn-artikkelista - lue lisää.