Tuoteomistajuudesta tukea työn priorisointiin ja tehtävänkuvien selkeyttämiseen

Vaativat aikataulut ja työn priorisoinnin vaikeudet ovat nykypäivän työelämän haasteita organisaatiossa kuin organisaatiossa. Tilanne on kuluttava  työntekijöille, mutta pahimmassa tapauksessa se hankaloittaa myös asiakastyötä venyvillä aikatauluilla tai tekijöiden työn päällekkäisyyksillä eri hankkeissa tai tiimeissä.

Asiakkaamme halusi uudistaa  toimintaansa entistä asiakaskeskeisemmäksi. Toiminnan uudistuksen tavoitteena oli nopeampi asiakasarvon tuotanto sekä kyky vastata asiakkaiden muuttuneisiin tarpeisiin entistä nopeammin. Asiakkaalla oli  jatkuvasti useampia laajoja hankkeita samanaikaisesti käynnissä, mikä on tehnyt priorisoinnista haastavaa. Portfolio-tasolla on ollut paljon hankkeita, jotka kaikki ovat yhtä tärkeitä, ja tekijät ovat olleet kiinni monessa työssä samanaikaisesti. Pullonkaulat ovat johtuneet siitä, että hankkeet ovat joutuneet odottamaan tekijöiden vapautumista.

Yhteistyön myötä haluttiin  tuoda asiakkaiden tarpeet entistä vahvemmin toiminnan keskiöön, selkeyttää rooleja ja vastuita, sekä tehostaa toimintaa uuden roolituksen ja asiakaskeskeisyyden kautta. Organisaatioon luotiin myös täysin uusi tuoteomistaja-rooli. Tuoteomistajan tärkeimmäksi tehtäväksi tuli huolehtia siitä, että tuote vastaa parhaalla mahdollisella tavalla asiakkaan kokonaisvaltaiseen tarpeeseen. Roolista luotiin alusta asti sen mukainen, että tuoteomistaja omistaa tuotteensa täysin ja tekee siihen liittyvät päätökset itse.

Aloitimme koulutusyhteistyön asiakkaan kanssa maaliskuussa 2021. Yhteistyö alkoi tuomalla näkyvyyttä meneillään olevaan työhön, jolloin päällekkäistä työtä saatiin rajoitettua. Tuoteomistajat koulutettiin roolikohtaisesti Ketterä tuoteomistaja -koulutuksella, ja tämän lisäksi kaikille halukkaille järjestettiin Ketteryyden perusteet -koulutus. Koulutuksella syvennettiin  ymmärrystä ketteristä käytännöistä ja selkeytettiin organisaation sisällä sitä, mitä ketteryys juuri kyseisessä organisaatiossa tarkoittaa. 

Tuleville tuoteomistajien koulutus koostui neljästä kerran viikossa tapahtuvasta moduulista, joiden välissä oli reflektointia välitehtävien muodossa. Lisäksi yhteistyö sisälsi valmennusta ja tuoteomistajien Community of Practice -toiminnan käynnistämistä ketterän valmentajan fasilitoimana. Nämä toteutettiin osana digitaalista oppimisalustaa, joka sisälsi Miro- ja Howspace -työkalujen käytön koko oppimisjakson ajan.  

Ratkaisu sisälsi myös roolikohtaista valmennusta sekä tuoteomistajien Community of Practice -toiminnan aloittamista ketterän valmentajan fasilitoimana. Työpajamuotoisen Community of Practice -kokonaisuuden avulla käynnistettiin sisäistä tuoteomistajatoimintaa, jolloin uudet tuoteomistajat voivat yhdessä miettiä, mitkä asiat palvelevat omassa organisaatiossa parhaiten, oppien jatkuvasti toinen toisiltaan. 

Toiminnan uudistamisen myötä organisaatiossa selkeytettiin  rooleja ja vastuita, jolloin isoista hankkeista koostuva työ on lähtenyt virtaamaan helpommin ja vaivattomammin organisaatiossa. Organisaatiossa luotiin myös yhteisen ymmärryksen ketteryydestä ja sen tuomista hyödyistä. Samoin se loi täysin uuden tuoteomistajaroolin siten, että tyypilliset tuoteomistajuuden haasteet voitaisiin välttää. Pohja uudelle roolille rakennettiin vankaksi laajan koulutuksen sekä yhteisten työpajojen ja parhaiden käytäntöjen jakamisen myötä. 

Tuoteomistajuuden rakentaminen organisaatioon oli yksi merkittävä osa kasvattaa asiakkaan kokemaa arvoa sekä matkalla kohti parempaa priorisointia ja selkeämpiä tehtävänkuvia sekä ketterämpää toimintatapaa.