Artikkeli
1. kesäkuuta 2021 · 2 min lukuaikaAsiakkaani haluavat usein käyttää työssään sekä projektinhallinnan perinteisiä toimintatapoja että ketterän kehittämisen menetelmiä. Näillä toimintatavoilla on kuitenkin hyvin erilaiset optimointitavoitteet. Siksi jokainen joutuu pohtimaan, haluaako ensisijaisesti optimoida kustannuksia vai nopeaa asiakasarvon tuottamista – ja valita toimintatapa sen mukaisesti.
Projektitoiminta pyrkii optimoimaan resurssien käyttöastetta. Tavoite on luvatussa budjetissa ja aikataulussa pysyminen. Ketterä toiminta puolestaan pyrkii optimoimaan asiakasarvon nopeaa tuottamista. Tavoite on pystyä nopeasti oppimaan ja mukautumaan muuttuvaan tilanteeseen.
Käyn seuraavaksi lävitse näiden kahden eri toimintatavan keskeisiä optimointieroja:
Sisäisen toiminnan tehokkuus vs. nopea arvontuotto
Projektitoiminnalle on luonteenomaista, että työvaiheiden suunnitellaan tapahtuvan peräkkäin. Projektin alkuvaiheessa määritellään projektiin kuuluva sisältö, sen valmistumispäivämäärä ja tarvittava budjetti. Tämän kokonaisuuden toteutumisesta vastaa projektipäällikkö. Hänen tavoitteenaan on optimoida projektin resurssien käyttö mahdollisimman korkeaksi, jotta luvattu sisältö saavutetaan luvatussa budjetissa.
Ketterä toiminta taas perustuu pitkäikäisiin tiimeihin, jotka jatkuvasti oppivat ja laajentavat osaamistaan. Tavoite on asiakkaalle tuotettava arvo, joka voi muuttua sitä mukaa kun asiakkaan sekä tekijöiden yhteinen ymmärrys kasvaa. Asiakas päättää, koska toimitus/työ on tuottanut riittävästi arvoa, jolloin tehtävä päättyy.
Yksittäisten resurssien kohdentaminen vs. nopea yhdessä oppiminen
Projektitoiminnassa työhön poimitaan yksilöresursseja, jotka täyttävät projektin suunnitelman mukaisen tarpeen. Resurssien lisääminen ja poistaminen on projektin muuttuva voimavara. Yksittäisen ihmisen osaaminen mielletään staattiseksi tai hitaasti muuttuvaksi. Valikoidut resurssit organisoidaan vaiheittain ositetun työn ympärille. Osakokonaisuus siirretään seuraavalle vaiheelle työstettäväksi, jolloin kokonaisuuden hahmottaminen ja koordinointi on projektipäällikön vastuulla.
Ketterässä toiminnassa pitkään yhdessä toimivat tiimit taas oppivat nopeasti uusia asioita. Oppiminen on muuttuva voimavara. Hyvin yhteen pelaava tiimi on kiinteä tai hitaasti muuttuva. Pysyvät tiimit ottavat työjonosta aina sillä hetkellä tärkeimmän tehtävän, suorittavat sen alusta loppuun ja jatkuvasti reflektoivat sekä sopeuttavat tekemistään.
Turvallisuuden tunnetta ennustettavuudella vs. jatkuva mukautuminen muutokseen
Projektiorganisaation toiminta perustuu siihen, että tulevia tapahtumia voidaan ennustaa perustuen aikaisemmista projekteista opittuun tietoon.
Ketterän organisaation toiminta puolestaan perustuu siihen, että myönnetään se tosiasia, että mitä tänään tiedetään, tullaan huomenna kumoamaan. Muutos suunnitelmiin on ainoa asia, mikä varmasti tulee tapahtumaan.
Sekä ketterällä lähestymistavalla että projektimaisella toiminnalla on paikkansa. Suositukseni onkin, että käytät projektia toistuvan, vaiheittain etenevän ja hyvin ymmärretyn asian koordinoimiseen. Ketterää työtapaa taas kannattaa käyttää muuttuvassa, epävarmassa ympäristössä, jossa nopea reagointi ja oppiminen on tärkeää.
Kuva: Robert Anasch, Unsplash
Kirjoittaja
Kirsi Mikkonen on muutosjohtamiseen erikoistunut Lean-Agile valmentaja. Hän on julistanut itseohjautuvuuden ilosanomaa ja ketteröittänyt tiimejä sekä Suomessa että kaukomailla jo vuosikymmenen ajan. Kirsi on kansainvälisellä tasolla menestynyt purjehtija, joka talvisin rentoutuu erämaassa telemarkeilla.
