Agila operativa modeller förbättrade YIT:s arbete

I korta drag

Kund

YIT

Utmaning YIT ville bryta ner sina gamla, silobaserade verksamhetsmodeller och skapa en mer agil modell för att arbeta tillsammans.

Resultat Med Nitors hjälp lyckades YIT effektivisera vardagen och arbetsflödet redan efter ett halvår från projektets lansering.

Fördelar Transparens och arbetsflöde ökade i hela organisationen, vilket gör det lättare att prioritera projekt. Dessutom ökade medarbetarnas motivation och stolthet över sitt arbete.

YIT satte sig för att skapa ett agilt förhållningssätt till byggverksamheten under 2017 efter att ha märkt hur väl det presterade i företagets andra enhet. Även om förändringsprocessen visade sig vara mer omfattande än vad man ursprungligen trodde, med systematiskt arbete på drygt sex månader, befinner sig YIT i en situation där vardagen är mycket lättare. Saker går snabbare nu, konflikter och flaskhalsar har minskat avsevärt och prioriteringen av arbetet har blivit enklare.

Målet är att bygga en sömlös samarbetsmodell

För YIT var det agila tillvägagångssättets mål att få de komponenter som är involverade i projekten att fungera sömlöst tillsammans från design till implementering. Vi eftersträvade ett smidigt arbetsflöde genom de olika faserna - praktiska konflikter är reducerade avsevärt när projektens framsteg och behov är synliga för alla som är inblandade i arbetet. Ett kritiskt mål med förändringen var att skapa en helhetsbild av vad som görs. Tydlig synlighet av uppgiftsköer skulle göra det enklare och snabbare att prioritera olika projekt.

Traditionella silos som utgångspunkt

Utgångspunkten var bekant för många organisationer: olika team arbetade i sina egna silos utan att ta sig tid för diskussioner mellan dem. Arbetsdagarna var hektiska och flaskhalsar orsakade frustration. Det fanns ingen gemensam vision i arbetsplaneringen om vad som behövdes i vilket skede av olika projekt. Därför skulle det arbete som utförs av olika team kunna bromsa hela projektet istället för att alla åtgärder sömlöst stödjer uppnåendet av ett gemensamt mål.

Transparensen och smidigheten i arbetet växte i snabb takt

Som ett resultat lyckades YIT åstadkomma ett bättre och snabbare arbetsflöde i hela organisationen. Transparensen förbättrades avsevärt, vilket gjorde det lättare att prioritera projekt. När ledningen och den operativa verksamheten fick lösa problem tillsammans verkade även hierarkin minska. Upplevelsen av jämlikhet förstärkte engagemanget för företaget och det egna arbetet. Face-to-face möten gav också ledningen en övergripande bild av vad som hade uppnåtts. Det nya tillvägagångssättet ökade också de anställdas motivation.

Samma verksamhetsmodell utökades så småningom för att underlätta sammanslagningen med Lemminkäinen, vilket gjorde det lättare att slå samman arbetsgemenskaperna.

Resultat genom konkret förändring

På YIT startade projektet med utveckling av byggrelaterade elektroniska verktyg, som relaterade till kontroll av hela byggprocessen. Ett nytt, agilt tillvägagångssätt lanserades kring dessa verktyg, där team arbetar tillsammans för att planera framtida projekt. Det kom snabbt till underfund att företagets HR-, ekonomi- och IT -avdelningar också behövdes, vilket gjorde förändringen bredare än vad som ursprungligen förväntades. Ett helt nytt sätt att planera framtida projekt introducerades: Big Room Planning.

Med den nya planeringsprocessen skulle teamen samlas och planera det kommande arbetet tillsammans. På så sätt blir länkarna mellan varje team synliga och eventuella flaskhalsar kan enkelt tas bort. När alla möjliga hinder beaktas i förväg är det möjligt att undvika konflikter allt eftersom arbetet fortskrider.

Som ett annat nytt sätt att planera arbetet beräknade teamen sin egen kapacitet och kommunicerade vad som kunde göras med dessa resurser. Uppgiftskön gjordes mer transparent, vilket gjorde prioriteringen enklare. Arbetets konkreta framsteg började övervakas under Team-mötena varannan vecka. Denna procedur möjliggör ett snabbt svar på situationer som annars kan orsaka större problem senare. På så sätt kan hinder avlägsnas från vägen i god tid.

Nycklar till ett framgångsrikt projekt

YIT hade en mycket tydlig bild av vad projektet ville uppnå. Från början var det viktigt att investera i medarbetarengagemang och motivation så att alla fick en tydlig bild av orsakerna till förändring. Under projektet fick alla deltagare omfattande utbildning för att stödja förändringsprocessen. Det var också viktigt att skapa en accepterande atmosfär och en kultur där misstag tilläts.

Å andra sidan var positiv feedback också en del av förändringsprocessen från början. Syftet var att stärka varje anställd så mycket som möjligt, med målet att skapa ett nytt sätt att samarbeta, och inte bara med ett uppifrån-och-ned-förhållningssätt. Transparensen ökades också medvetet och företagsövergripande evenemang hölls under projektet för att presentera arbetets framsteg för alla intresserade.